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《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》第六條規(guī)定，采購人應(yīng)當按照行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范要求，建立健全本單位政府采購內(nèi)部控制制度，在編政府采購預算和實施計劃、確定采購需求、組織采購活動、履約驗收、答復詢問質(zhì)疑、配合投訴處理及監(jiān)督檢查等重點環(huán)節(jié)加強內(nèi)部控制。根據(jù)公司多年從事采購代理業(yè)務(wù)經(jīng)驗，按照采購流程，我們梳理了采購人應(yīng)當重點關(guān)注的6個階段的風險點，進一步規(guī)范采購活動，規(guī)避風險，強化內(nèi)部控制。

 

一、采購預算編制階段

風險點：

政府采購應(yīng)當嚴格按照批準的預算執(zhí)行，采購人擬采購的項目，首先應(yīng)當編入本部門預算，報財政部門審核，最后報同級人大審批。存在的風險點包括：

1、政府采購預算虛化，或預算不夠全面，編制不準確、細化，虛報多報；

2、未經(jīng)批準隨意調(diào)整預算；

3、無預算開展采購活動。

應(yīng)對措施及注意事項：

1、嚴格按照預算編制招標文件；

2、因市場或采購任務(wù)的變化需調(diào)整預算的，應(yīng)當按照預算法規(guī)制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行報批手續(xù)；

3、無預算不采購。

 

二、委托代理協(xié)議簽訂階段

風險點：

委托代理協(xié)議是采購人與采購代理機構(gòu)在開展政府采購活動中履行各自權(quán)利和義務(wù)的依據(jù)，存在的風險點包括：

1、沒有簽訂委托代理協(xié)議，或委托代理協(xié)議簽署日期滯后于采購公告發(fā)布日期；

2、委托事項不明確，導致在采購代理業(yè)務(wù)實施過程出現(xiàn)代理機構(gòu)不履行應(yīng)有義務(wù)或超越委托權(quán)限行事；

3、將屬于集中采購項目委托給分散機構(gòu)進行代理。

應(yīng)對措施及注意事項：

1、簽訂書面合同；

2、委托代理合同至少包括：項目基本情況，采購預算及采購范圍，采購人與代理機構(gòu)在招標文件的編制、發(fā)售、澄清，組織評審，確定中標（成交）供應(yīng)商，簽訂合同和履約驗收（如需要），回復質(zhì)疑等方面的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責任及糾紛解決等；

3、屬于集中采購實施采購項目必須委托集中采購代理機構(gòu)；

4、采購代理機構(gòu)的本質(zhì)是采購人的授權(quán)代理，采購活動中應(yīng)當由采購人承擔的法律責任并不因簽訂了委托協(xié)議而轉(zhuǎn)移給代理機構(gòu)。

 

三、采購文件（采購需求）編制階段

風險點：

采購需求是指采購人對擬采購的貨物、工程和服務(wù)的技術(shù)、規(guī)格和性能、功能以及質(zhì)量要求等，采購需求的編制是否準確、詳細，功能、性能指標是否全面，是實現(xiàn)采購目標和物有所值的判斷標準。采購文件應(yīng)該根據(jù)政府采購政策、采購預算、采購需求進行編制。采購文件（采購需求）的編制存在的風險點包括：

1、技術(shù)指標不符合國家強制標準；

2、采購需求不完整，不能全面反映真實需要；描述模棱兩可，似是而非；

3、采購需求標明供應(yīng)商名稱或特定貨物的品牌；或含有指向特定供應(yīng)商的技術(shù)、服務(wù)等條件；

4、采購文件不按預算編制，未經(jīng)批準隨意調(diào)整采購預算或無預算開展采購活動；

5、采購文件沒有落實政府采購政策；

6、以不合理的條件對供應(yīng)商實行差別代理或者歧視性待遇。

應(yīng)對措施及注意事項：

1、無預算不采購；

2、國家有關(guān)部門已制定技術(shù)、安全標準的，嚴格按照標準確定需求，并要求供應(yīng)商必須實質(zhì)性響應(yīng)，如注冊證、許可證、3C認證等，如無國家標準可參考行業(yè)標準，確保需求的合規(guī)性；需求描述完整、明確，包括對應(yīng)性能要求、規(guī)格；材質(zhì)以及相應(yīng)物理功能要求；包裝及附屬工具；維修保養(yǎng)服務(wù)等；

3、建立內(nèi)部負面清單，嚴格對照《政府采購法實施條例》第二十條執(zhí)行；嚴禁出現(xiàn)品牌或型號；對性能指標、參數(shù)一般不采用固定值，盡量采用≦、≧或不大于、不小于等描述；

4、全面落實政府采購政策，采購文件明確小微企業(yè)（包括監(jiān)獄、福利性企業(yè)）、節(jié)能、環(huán)境標志產(chǎn)品的優(yōu)惠幅度、價格比重以及評審辦法等；

5、必要時就采購需求向供應(yīng)商或?qū)＜艺髟円庖姡⒁獠荒苤徽髑筇囟ü?yīng)商和專家意見，防止導致排他性。

 

四、投標人準備投標文件階段

風險點：

以公開招標為例，投標人準備投標文件階段指從招標文件出售之日起至投標文件遞交截止時間止，主要環(huán)節(jié)包括文件出售、澄清回復、抽取專家等，存在的風險點包括：

1、出售文件時間不足；

2、將資格審查前置，在購買文件階段對供應(yīng)商進行審查；

3、非單位授權(quán)經(jīng)辦人打聽、要求提供購買文件供應(yīng)商名單；

4、澄清修改時間不足法定要求而不做延期；

5、對詢問、質(zhì)疑不回復或回復不及時，對采購代理機構(gòu)擬定的回復不確認；

6、沒有按規(guī)定時間抽取專家、抽取品目有誤、專家構(gòu)成有誤。

應(yīng)對措施及注意事項：

1、嚴格按照法規(guī)要求出售采購文件，如公開招標、磋商項目至少5個工作日，其他非公開招標項目至少3個工作日等；

2、資格審查按相關(guān)法規(guī)要求為開標后由采購人或評審小組進行審查，嚴禁要求供應(yīng)商提供各種資料方可購買文件；

3、與采購代理機構(gòu)做好溝通，明確對接人員，對購買文件的供應(yīng)商名單進行保密；

4、對代理機構(gòu)的回復及時給予確認，確保對詢問在3個工作日內(nèi)回復；對質(zhì)疑在7個工作日進行回復。對依法提出的詢問、質(zhì)疑，以有利于采購項目順利開展為前提，及時、準確、實事求是地做好回復工作；

5、根據(jù)項目實際情況進行澄清修改，不足法定時間要求應(yīng)當順延開標時間；

6、按規(guī)定時間（一般提前一天）抽取專家，專家品目與項目需求相對應(yīng)，專家構(gòu)成合理，采購人代理比例不得超過三分之一；

7、對專家信息保密，除采購人以明確的項目經(jīng)辦人外，任何人不得打聽、要求提供專家名單。

 

五、開標、評標、公示階段

風險點：

以公開招標為例，開標由采購人或采購代理機構(gòu)主持，由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封性。采購人代表可以是評標委員會成員之一，但人數(shù)不得超過三分之一。開標、評標、公示是整個招標采購的關(guān)鍵階段，也是容易發(fā)生質(zhì)疑投訴多發(fā)環(huán)節(jié)，存在的風險點包括：

1、只有三家供應(yīng)商時候，允許遲到供應(yīng)商參加開標；

2、采購人檢查投標文件密封性；

3、作為評標委員會成員的采購人代表參加開標大會；

4、與供應(yīng)商有利害關(guān)系沒有主動回避；

5、在評審現(xiàn)場直接或間接通過對指標參數(shù)的好惡表達對供應(yīng)商或者產(chǎn)品和服務(wù)的好惡，明示或暗示提出傾向或排斥特定供應(yīng)商；

6、未集中保管通訊工具，私下接觸供應(yīng)商，對外提供現(xiàn)場評審情況；

7、將評審資料帶出評審現(xiàn)場，泄漏評審中獲得的商業(yè)秘密；

8、對外透露評審細節(jié)、中標候選人推薦情況以及與評標有關(guān)的其他情況；

9、以各種理由不確認評標結(jié)果。

應(yīng)對措施及注意事項：

1、嚴禁允許遲到供應(yīng)商參加開標；

2、采購人不參加投標文件密封情況的檢查；

3、作為評標委員會成員的采購人代表不得出席開標會；

4、采購人代表可以在評審會議開之前就項目情況及采購需求向評委進行說明，情況說明應(yīng)該提交書面材料并隨采購文件一并存檔；

5、評審現(xiàn)場強調(diào)評審紀律，簽署承諾書，統(tǒng)一保管通訊工具；

6、評審資料統(tǒng)一回收，不得攜帶外出。

 

 

六、合同簽訂、履約驗收階段

風險點：

政府采購合同適用合同法，采購人與供應(yīng)商應(yīng)當按照平等、自愿原則簽訂合同。同時，政府采購合同應(yīng)當以書面形式，按照采購文件確定的事項簽訂。合同簽訂以及履約驗收階段存在的風險點如下：

1、不按照規(guī)定確定中標人，包括收到評標報告后未公示即確定中標人，不對公示期間提出質(zhì)疑作出答復或質(zhì)疑成立而不采取措施即確定中標人，不根據(jù)評標報告確定中標人，在評標委員會推薦名單之外確定中標人；

2、中標通知書發(fā)出之后無正當理由改變中標結(jié)果；

3、無正當理由不與中標人簽訂合同；

4、在訂立合同時向中標單位提出附加條件；

5、不按照采購文件訂立合同，合同主要條款與采購文件內(nèi)容不一致，訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的協(xié)議（陰陽合同）；

6、同意中標人轉(zhuǎn)包、非法分包；

7、履約保證金超過合同總價的10%；

8、政府采購合同未按規(guī)定備案及公開；

9、未按時退回投標保證金；

10、驗收走過程、采用清點數(shù)量及目測形式驗收；

11、未及時按照合同約定支付采購資金；

12、超額追加合同標的相同的工程、貨物或服務(wù)。

應(yīng)對措施及注意事項：

1、嚴格按照《政府采購法實施條例》及其他相關(guān)規(guī)定要求，在收到評審報告5個工作日內(nèi)按評審報告推薦順序確定中標或成交供應(yīng)商；

2、中標通知書發(fā)出30日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件的規(guī)定，與中標人簽訂書面合同，所簽訂合同不得對招標文件中所確定的事項和中標人投標文件做實質(zhì)性修改，不得向中標人提出任何不合理的要求作為簽訂合同的條件；履約保證金不超過合同金額的10%；

3、嚴禁轉(zhuǎn)包，對于主體工程，關(guān)鍵性工程不得分包，或者有分包人再次分包；

4、中標公示后5個工作日內(nèi)退還未中標人，合同簽訂后5個工作日內(nèi)退還中標人的保證金，及時按照合同約定支付合同價款；

5、強化和完善制定驗收制度，驗收時須按照合同約定對每一項技術(shù)、服務(wù)和安全標準逐一進行核驗；

6、可以邀請參加本項目的其他投標人或第三方機構(gòu)參與驗收。

 

隨著《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（財政部令第87號）、《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》（財政部令第94號）等政府采購配套法規(guī)相應(yīng)出臺施行，采購人在政府采購活動中的責任主體地位進一步得到明確，采購代理機構(gòu)作為采購人的授權(quán)代理人，在采購代理委托協(xié)議規(guī)定的授權(quán)范圍內(nèi)行事，有責任有義務(wù)，以自身的專業(yè)知識和技能，和采購人一起去正確應(yīng)對、規(guī)避采購活動中的風險，為政府采購事業(yè)貢獻自己的力量。